Cotar frete aéreo internacional de forma eficiente exige ter as informações corretas antes de acionar o agente de cargas, saber o que deve compor uma cotação completa e entender como comparar propostas que frequentemente apresentam estruturas de custo diferentes. Uma cotação mal solicitada resulta em custos não previstos no momento do embarque.
Informações necessárias para solicitar uma cotação
Para cotar frete aéreo internacional com precisão, é necessário fornecer ao agente de cargas: aeroporto ou cidade de origem, aeroporto ou cidade de destino, peso bruto total da carga, dimensões de cada volume (comprimento × largura × altura em centímetros), número de volumes, descrição da mercadoria (para verificação de restrições e requisitos especiais), valor da mercadoria (para cálculo do seguro quando aplicável) e data prevista de embarque.
Quanto mais precisas essas informações, mais aderente será a cotação ao custo real da operação.
Como especificar a carga corretamente
A especificação correta da carga é o ponto de partida de uma cotação confiável de frete aéreo. O peso volumétrico, calculado pelas dimensões, pode ser maior que o peso real, e é sobre o maior deles que a tarifa é aplicada.
Fornecer dimensões aproximadas ou subestimadas resulta em cotações que não refletem o custo real. O ajuste pode ocorrer na aceitação da carga pelo agente de cargas, terminal ou companhia aérea, e não necessariamente apenas “no momento do embarque”.
Cargas especiais exigem informação prévia
Mercadorias classificadas como perigosas (DG), refrigeradas, de alto valor ou com dimensões fora do padrão exigem informação prévia na cotação, pois geram taxas adicionais e podem ter restrições de espaço em determinadas rotas ou aeronaves.
O que deve constar em uma cotação completa
Uma cotação completa de frete aéreo internacional deve incluir: tarifa básica por quilo, sobretaxa de combustível (fuel surcharge), taxa de segurança (security surcharge), taxas de manuseio em origem e destino (handling) quando aplicáveis, taxa de emissão do AWB dependendo da estrutura da negociação e quaisquer taxas adicionais aplicáveis ao tipo de carga ou rota.
Cotações que apresentam apenas a tarifa básica por quilo não permitem comparação real e frequentemente resultam em custo final maior do que o apresentado.
Taxas que costumam ficar fora da cotação inicial
Algumas taxas podem não estar incluídas nas cotações iniciais de frete aéreo e aparecem apenas na fatura final: taxa de pick-up (coleta na origem) e só aparecem quando esses serviços fazem parte do escopo contratado. Taxa de entrega no destino, sobretaxa para cargas especiais, taxa de armazenagem no aeroporto de destino quando há demora/atraso no desembaraço ou retirada da carga e custos de desembaraço aduaneiro quando não incluídos na cotação.
Solicitar explicitamente uma cotação all-in, que inclua todas as taxas conhecidas, é a melhor forma de evitar surpresas.
Como comparar propostas de diferentes agentes
Para comparar as cotações de diferentes agentes de frete aéreo, certifique-se de que todas incluem os mesmos componentes. Uma cotação de R$ 8,00 por quilo all-in pode ser mais cara do que uma de R$ 6,00 por quilo com taxas adicionais, ou mais barata, dependendo das taxas não incluídas.
Além do custo, compare: prazo de trânsito, frequência de voos na rota, companhias aéreas utilizadas e histórico de confiabilidade do agente na operação.
O impacto do prazo na comparação de cotações
O prazo de trânsito é um critério tão relevante quanto o custo na comparação de cotações de frete aéreo internacional. Uma cotação com tarifa 15% menor, mas com prazo dois dias mais longo, pode não ser vantajosa quando o prazo de entrega é crítico para a operação do cliente.
A análise deve sempre considerar o custo do atraso potencial em relação à economia obtida na tarifa.
Erros comuns ao cotar frete aéreo
Os erros mais frequentes ao cotar frete aéreo internacional são: fornecer dimensões imprecisas da carga, não informar restrições especiais da mercadoria, aceitar cotações incompletas sem verificar as taxas fora do escopo, comparar cotações com estruturas de custo diferentes e não verificar o prazo de validade da cotação antes do embarque.
O Grupo Pinho apoia seus clientes no processo de cotação, garantindo que todas as variáveis sejam consideradas e que a proposta apresentada reflita o custo real da operação.
FAQ
Quanto tempo leva para receber uma cotação de frete aéreo?
Agentes de cargas especializadas geralmente respondem a cotações de rotas padrão em poucas horas, dependendo da complexidade da operação . Rotas menos frequentes ou cargas especiais podem exigir prazo maior para confirmação de espaço e tarifa.
A cotação de frete aéreo tem prazo de validade?
Sim. Cotações de frete aéreo têm validade limitada, geralmente o prazo é definido pelo agente ou transportador, porque as tarifas e sobretaxas variam com frequência. Confirme a validade antes de basear decisões na cotação recebida.
Devo cotar com mais de um agente de cargas?
Sim. Comparar cotações de dois ou três agentes para a mesma rota e especificação de carga permite avaliar competitividade de preço e qualidade de serviço. Agentes com volume negociado em rotas específicas tendem a oferecer tarifas mais competitivas.
O seguro de carga está incluído na cotação de frete?
Geralmente não. O seguro de carga é um serviço separado que pode ser contratado junto ao agente de cargas, ao operador logístico ou diretamente com uma seguradora. Verifique se a cotação inclui ou não o seguro.
Como verificar se o agente de cargas é confiável?
Não é obrigatório que o agente de cargas seja membro da IATA. Para avaliar a confiabilidade, priorize critérios como: experiência de mercado, rede internacional de parceiros, referências de clientes e certificações ou associações reconhecidas, como a WCA (World Cargo Alliance).