O frete internacional é uma etapa complexa que demanda uma equipe organizada e integrada aos processos. Para cada uma das atividades que envolvem o frete internacional é necessário um diferente tipo de acompanhamento, desde a preparação da mercadoria, cálculo de viabilidade, monitoramento de prazos para a emissão de documentos, certificados e licenças até a chegada da carga em seu destino. Portanto, realizar o acompanhamento da operação de frete é muito mais do que verificar o ETD e ETA. 

Acompanhar a operação de frete é gerenciar o tempo.

Conheça 5 dicas para acompanhar as operações de frete internacional da forma adequada:

1- Conhecer as etapas anteriores ao frete internacional

O responsável por realizar o acompanhamento das operações de frete deve possuir amplo conhecimento das etapas que o antecedem, como a negociação acordada, condições da mercadoria, armazenagem, frete interno, peculiaridades necessárias e até mesmo a legislação. 

A comunicação entre o setor comercial e operacional da empresa deve ser eficaz, para o acompanhamento ser realizado de forma adequada, assim evitando o desperdício de tempo da equipe na busca por informações.

2- Conhecer os termos negociados e taxas

No transporte internacional de cargas, diversas adversidades podem ocorrer e nem sempre é possível obter a máxima precisão sobre os custos do processo, mas é importante sempre estar ciente sobre quais taxas podem existir em casos de situações inesperadas, como um congestionamento em um porto, por exemplo.

Conhecer todas as taxas que podem incidir nos trâmites logísticos evita a desordem orçamentária nas operações internas da empresa, por esse motivo para realizar o acompanhamento das operações de frete é necessário o pleno conhecimento da rota e dos possíveis obstáculos que poderão ou não ser enfrentados.

Leia: Como escolher a melhor rota para minha carga?

Conhecer os termos da negociação é essencial para realizar o acompanhamento do frete, dessa forma é possível identificar onde se dá a transferência de risco, se a carga possui seguro internacional e quais foram os prazos acordados.

3- Centralize os serviços logísticos

Centralizar os serviços logísticos com um só fornecedor permite uma maior organização do processo, redução de tempo nas atividades diárias e maior segurança, transparência e organização das informações.

4- Monitoramento e rastreio

O fornecedor logístico deve sempre manter o importador e exportador atualizado sobre o rastreio da carga para garantir que todas as documentações sejam realizadas dentro do deadline estipulado e a carga liberada ou redestinada no menor tempo possível. 

As tecnologias de automação e inteligência auxiliam os profissionais a realizar o monitoramento da carga de forma automatizada e online, dessa forma trazendo mais agilidade nas atividades. Mas como sabemos, é necessário muito mais do que apenas rastrear cargas, portanto ter uma plataforma com atualizações e dados do processo em tempo real é fundamental. 

5- A carga chegou, acabou o monitoramento?

Após a chegada da carga no destino o monitoramento deve continuar como uma estratégia de pós venda ou até mesmo como uma estratégia para melhorar suas compras. 

Nesta etapa todos os passos anteriores devem ser reavaliados a fim de buscar melhorias e estratégias para reduzir custos e melhorar o tempo de operação. Algumas perguntas podem ser respondidas: 

• A carga chegou com ou sem avarias?
• A embalagem em que a mercadoria estava acondicionada foi adequada?
• Os documentos foram emitidos dentro do prazo estipulado?
• A carga chegou dentro do transit time acordado no início do processo?
• O orçamento saiu conforme planejado?

Conclui-se que para acompanhar uma operação de frete, além do conhecimento da operação da origem até o destino, é necessário a integração interna da empresa e também com o fornecedor logístico, pois é através dele que as principais informações são obtidas.